Każda biznesowa prezentacja ma zadanie i nie powinna być wygłaszana sama dla siebie, musi oddziaływać na odbiorcę. Jeszcze przed wystąpieniem, musisz wiedzieć, co Twoi mają myśleć, czuć oraz zrobić.

Zastanowienie się nad tą kwestią jest jedną z najważniejszych elementów planowania prezentacji. Niestety często jest „tak oczywisty”, że pomija się go na etapie prac. A wtedy 99% prac idzie w zebranie materiałów i budowę slajdów. To przypomina mi trochę wiosłowanie w łódce w złym kierunku – robisz to z zapałem, starasz się, prężysz mięśnie czasami wylewasz siódme poty  … ale wcale nie przybliżasz się do celu lub co gorsze, oddalasz się od niego.

Dla mnie osobiście to jest kluczowe pytanie, na które staram się znaleźć odpowiedź podczas pierwszej rozmowy z osobą, która ma wygłosić prezentacje. Czasami ten cel jest zakryty innymi „pozornymi” celami, korporacyjną poprawnością lub życzeniowym myśleniem. Dochodzenie do niego przypomina mi czasami obieranie kolejnych warstw cebuli. Obnażanie kolejnych warstw i dochodzenie do nagiej prawdy. Czasem zajmuje to kilkanaście minut a czasami kilka godzin.

Nie dajcie się zwieść pozorom i nie odpuszczajcie dopóki nie określicie prawdziwego celu prezentacji = tego co ma robić z Waszymi słuchaczami. Dopiero, jak będziecie dokładnie wiedzieć, jakie prezentacja ma zadnie przed sobą – możecie iść dalej. Im szybciej dojdziecie do niej, tym więcej czasu będziecie mieli na dalsze przygotowania.

Jeżeli przygotowujecie prezentację dla swojego szefa/szefowej tym bardziej powinniście przestrzegać tej zasady. Wiem, że trudno jest zmusić czasami szefa do zastanowienia się nad istotą prezentacji. Ale jest to jak zerwanie plastra na ranie. Im szybciej to zrobicie tym mniej będzie was to później bolało. Nie ma nic gorszego niż zbieranie materiałów i tworzenie slajdów dla szefa, nie wiedząc co chce on osiągnąć. Narażacie się na ciągłe zmiany zawartości slajdów oraz struktury prezentacji. Wprowadza to często poirytowanie zarówno ze strony szefa jak i waszej. No bo on prosi was o prostą rzecz a za każdym razem otrzymuje coś innego. A Wy przecież robicie to co szef chce, a on ciągle nie jest zadowolony. Dlatego jeżeli cenicie swój czas, zdrowie oraz nerwy szefa – zanim zaczniecie zbierać dla niego materiały starajcie się porozmawiać z nim na temat tego „Jakie prezentacja ma zadanie do wykonania”.