Multizadaniowość to mit. Twoi odbiorcy mogą albo ciebie słuchać albo czytać Twoje slajdy. Nie są w stanie robić tego jednocześnie.  Zastanów się na czym powinno Ci bardziej zależeć?

W każdej większej firmie organizowane są prezentacje. Podsumowanie roku, plany na kolejne lata, nowe produkty, strategiczny klient – okazji jest wiele. Większość z nich mają duże znaczenie dla firmy oraz dla osoby, która ją wygłasza.

Pamiętaj, prezentacja to nie obowiązek, to wyróżnienie. Jeżeli już zebrałeś ludzi i chcesz wygłosić swoją prezentację to zakładam, ze będziesz poruszał trudne ale i bardzo ważne tematy. Tematy,  które wymagają osobistego spotkania i skupienia uwagi odbiorców. Będziesz poruszał sprawy, których nie można rozwiązać mailowo, telefonicznie lub wysyłając raport. Dlatego przed organizowaniem prezentacji zastanów się dokładnie, czy problem, których chcesz poruszyć nie można wyjaśnić w innych sposób?

Jeżeli pada sakramentalne TAK, stajesz przed niełatwych zdaniem i uświadamiasz sobie jedno: „Mam do zrobienia prezentację! „ Mówiąc to, 99% osób myśli o konieczności przygotowania dużej ilości slajdów w PowerPoint. Przygotowanie prezentacji to zazwyczaj dodatkowe zadanie nie należące do codziennych obowiązków, dlatego albo przygotowujemy ją po godzinach albo po „łebkach”. Mało osób ma nadmiar czasu na dokładne przemyślenie co i jak będą mówić. Dlatego przygotowując PowerPoint ludzie wpadają w wir pracy i przelewają wszystkie swoje informacje na kolejne slajdy. Efekt? Kilkadziesiąt slajdów zapełnionych tekstem. W tech chwili powinny zabrzmieć fanfary i głos z niebios:

„Gratuluję, właśnie stworzyłeś dokument”.

OK, masz dobry dokument ale potrzebujesz prezentacji.  No i co z tego? Wbrew pozorom to duża różnica.  W niektórych przypadkach dobry dokument możesz przesłać zainteresowanym osobom i darować sobie wygłaszanie prezentacji. Przy niektórych projektach ma to nawet sens i gorąco polecam taką formę.  Możesz nie wierzyć, ale czasami najlepsza prezentacja to brak prezentacji (najlepsza dla Ciebie, słuchaczy i dobra projektu).

To czego nie wolno Ci zrobić, to wygłosić swojej prezentacji z dokumentem. Dlaczego? Jak pisałem na wstępnie: ludzie nie są multizadaniowi. Wbrew pozorom, mogą skupić swoją uwagę tylko na jednej rzeczy i to przez dosyć krótki czas. Zbyt duża ilość treści na slajdach powoduje, że słuchacze zaczynają go czytać i przestają Ciebie słuchać. To odruch bezwarunkowy, z który bardzo ciężko walczyć.  Dlatego duża ilość treści rozprasza słuchaczy i utrudnia przyswajanie informacji.

Walcząc nad przerobieniem dokumentu w prezentację czasami może pojawić się w Twojej głowie pewna myśl. Bardzo dobra i logiczna wymówka aby jednak wrzucać dużą ilość treści na każdym slajdzie. Brzmi ona mniej więcej:

Ale ja przecież potrzebuję tych tekstów aby wiedzieć o czym mówić!

Oczywiście odpowiedź na to pytanie jest „NIE, nie potrzebujesz ich”. Jeżeli omawiana przez Ciebie kwestia wymaga formy prezentacji, to jest ona na tyle ważna dla Ciebie i Twojej firmy abyś poświęcił 2-3 godziny swojego życia na nauczenie się przebiegu prezentacji na pamieć. Jeżeli szkoda Ci na to czasu, to prawdopodobnie projekt nie jest warty prezentacji. Prezentacja to inwestycja, która wymaga dużo energii i czasu.  To prosta zależność.

To prezentacja czy dokument? Odróżnienie ich jest proste:

  • Jeżeli na twoich slajdach jest więcej niż jedno zdanie to możesz już mieć dokument.
  • Jeżeli na jednym slajdzie poruszana jest więcej niż jedna myśl – to może to już być dokument
  • Jeżeli czcionka jest mniejsza niż 1/2 wieku słuchaczy – to już dzieje się coś złego

Jeżeli pracując nad prezentacją stworzyłeś dokument, nie przejmuj się. Możesz go wykorzystać jako podsumowanie spotkania i wysłać do uczestnikom po prezentacji. Może on też posłużyć Ci jako baza wyjściowa do przygotowania właściwej prezentacji. Jeżeli wytniesz z niego 95% treści, dodasz kilka zdjęć, wykresów i zmienisz kolejność dopasowując ją do swojej wypowiedzi.