Przygotowujesz prezentację, wygłaszasz ją i odnosisz sukces.  Ten końcowy efekt jest powodem, dla którego lubimy to robić. Im lepszy jest efekt, tym chętniej przygotowujemy kolejne nasze prezentacje.

Poniżej jest kilka kroków, które umożliwią Ci osiągnięcie „nirvany” w power point. Pamiętaj to są wskazówki a nie żelazne zasady:

  • Nie korzystaj z Power Point’a. W większości przypadków nie jest to konieczne i przynosi więcej szkód niż korzyści. Power Point odwraca Twoja uwagę od tego, co jest naprawdę ważne … patrzenia w oczy słuchaczy, przedstawienia opowieści, mówienia prawdy. Powiedz to swoimi słowami, bez sztuczek i wodotrysków. Czasami Power Point może pomóc – ale ostrożnie dobieraj te momenty.
  • Używaj swojej czcionki. Możesz wyszukać darmową lub kupić. Instalacja czcionki zazwyczaj oznacza skopiowanie jej do katalogu „Fonts” w katalogu „Windows”. Będziesz ją miał automatycznie dodaną do listy czcionek twojego pakietu office. Posiadanie swojej czcionki to trochę jak lepsze ubranie lub lepsza wizytówka.  Zmiana jest subtelna, ale działa.
  • Mów prawdę. Nie oznacza to „nie kłam” – lecz „niczego nie ukrywaj”. Bądź ekstremalnie bezpośredni mówiąc, dlaczego tutaj jesteś, co chcesz mu sprzedać. Może to być pomysł, usługa, koszty – ale zawsze jest to sprzedaż. Jeżeli pod koniec prezentacji odbiorca nie wie, co chcesz mu sprzedać – to oznacza, że zawiodłeś.
  • Płać za słowa. Pomysł jest taki – powinieneś płacić dychę do słoika, za każde słowo na slajdach. 400 słów kosztowałoby Cię 4 000 zł – motywujące nieprawdaż? Słowa należy wykorzystywać w notatkach. W Power Point wykorzystujemy myśli – jedna myśl na jeden slajd. Jeżeli już wykorzystujesz wypunktowanie, bardzo bardzo gorąco Ciebie proszę – wpisuj jedno słowo w wierszu. Dwa jeżeli jest to naprawdę niezbędne. Nigdy trzy.
  • Korzystaj z mobilnego prezentera. Dzięki niemu będziesz mógł swobodnie poruszać się po sali i (co ważniejsze) będziesz mógł utrzymywać kontakt wzrokowy ze swoimi słuchaczami.
  • Korzystaj z mikrofonu. Jeżeli wygłaszasz swoją prezentację przed grupą ponad 20 osób, mikrofon przypięty do twojej klapy zmienia Twoją postawę oraz wpływ, jaki wywierasz na słuchaczy.
  • Czy masz naprawdę dobry pomysł? Nie warto robić prezentacji dla słabego pomysłu, zwykłego raportowania. Do tego celu lepsze są notatki. Prezentacje powinny wykorzystać show, stadup. Jaką masz ideę? Czy rzeczywiście jest tak ważna?
  • Za bardzo wciągająca, aby robić notatki. Twoja prezentacja powinna wymagać uwagi od słuchaczy. Jeżeli robią notatki – to nie świadczy dobrze o Twojej prezentacji. Jeżeli wyświetlasz slajdy z wypunktowaniami – dajesz jednocześnie swoim słuchaczom sygnał –  „róbcie notatki i nie zważajcie na mnie”. Słuchacze nie robią notatek, jeżeli słuchają wystąpienia w operze.
  • Skracaj! Czy naprawdę potrzebujesz godziny na prezentację, może 30 minut? W większości przypadków odpowiednią długością jest 10 minut. Dziesięć minut zapierających w piersiach pomysłów, duże zdjęcia, pojedyncze hasła, duża czcionka, przerażające myśli, zaskakujące spostrzeżenia.  Następnie resztę czasu poświęć na rozmowę.  Odpowiadając na pytania i prowadząc dyskusję.
Większość wygłaszanych prezentacji jest naprawdę kiepska. Nie dlatego, że nie zostały zaprojektowane przez profesjonalnego grafika. Lecz dlatego, że zostały wygłoszone przez osobę, która ukrywa to, co ma do powiedzenia. Wykorzystywanie drogich wizualizacji slajdów nie rozwiąże Twojego problemu.  Prezentacja to coś znacznie większego niż same slajdy.
Wpis powstał na postawie artykułu Seth Godin’a „Nine steps to Powerpoint magic”.