T. S. Eliot: „Gdybym miał więcej czasu napisałbym krótszy list.” Tak! Pisanie krótszych komunikatów zajmuje więcej czasu i energii, niż tych długich i mało przemyślanych.

Autorem tego cytatu jest T. S. Eliot – amerykański pisarz z XX wieku.

Na co dzień jesteśmy zasypywani tysiącem różnych informacji. Coraz częściej bronimy się i stawiamy sobie mur odgradzający nas od tego chaosu. Przyciągnąć uwagę innych jest coraz trudniej. Dlatego umiejętność pisania zwięźle i na temat jest teraz w cenie, bardziej niż kiedykolwiek.

Umiejętność ta jest wręcz niezbędna przy przygotowywaniu prezentacji. Najczęściej chcemy przekazać słuchaczom bardzo dużo informacji.  Ale jak wspominałem w innym wpisie, prezentacje są jednym z najgorszych sposobów na przekazanie dużych paczek informacji.  Sama forma prezentacji zmusza nas, aby w ciągu pierwszej minuty przekonać słuchacza, że warto nas słuchać. Jego uwaga raz stracona, może być trudna do odzyskania. Dlatego przygotowując prezentację często stajemy przed wyzwaniem:  Jak ograniczyć komunikat – jedynie do kluczowych kwestii?

Poniżej znajdziesz kilka przydatnych rad, jak tworzyć zwięzłe komunikaty:

  1. Nigdy nie używaj długiego słowa, jeżeli ma krótszy odpowiednik. Unikaj długich słów.
  2. Jeżeli to możliwe wycinaj niepotrzebne słowa, zawsze skracaj teksty.
  3. Nigdy nie używaj czasu przeszłego, jeżeli możesz teraźniejszego. Pisz w czasie teraźniejszym.
  4. Nigdy nie używaj zagranicznych słów lub żargonu, jeżeli znasz potocznie wykorzystywany polski wyraz. Pisz zrozumiale.
  5. Lepiej złamać powyższe zasady niż powiedzieć coś tragicznego. Nie trzymaj  się kurczowo reguł.

Według Seth Godin’a powodem, dla którego pisma w firmach są kiepskie, jest strach ludzi. Boją się powiedzieć, co sądzą, bo mogą zostać za to skrytykowani.  Boją się nieporozumień, obawiają się oskarżeń o zasugerowanie czegoś, czego nie mieli na myśli.

Inspiracją do tego wpisu była wypowiedź Seth Godin’a na jego blogu.